Применяем разделы в PowerPoint.
Назначение разделов в презентациях.
Во время работы часто возникает ситуация, когда каждый отдел отвечает за свою часть презентации. Многие в таком случае делают отдельную презентацию для каждого отдела. Это не ошибка, но такой подход создает проблемы. Прежде всего, увеличивается количество файлов, а это неудобно. Во-вторых, повышается риск, что при передаче презентаций одна из них элементарно потеряется. В-третьих, неудобно соблюдать порядок презентаций.
В таких случаях в презентациях используются разделы. Разделы в презентациях для слайдов играют такую же роль, как папки для файлов. Каждый отдел создает свой раздел с нужными слайдами, а затем этот раздел включается в общую презентацию. Если презентация создается с самого начала, то разделы можно использовать для создания ее структуры.
Разделы позволяют при просмотре презентации быстро переходить на нужное место. Чтобы это сделать не требуется посматривать все слайды в поиске нужного. Достаточно выбрать нужный раздел из списка. Применяйте разделы в презентациях для придания им профессионального вида и упрощения навигации.
Пример презентации без разделов:
Разделы в PowerPoint. Рисунок 1
Пример презентации с разделами:
Разделы в PowerPoint. Рисунок 2
Создание разделов
Рассмотрим приемы создания и применения разделов на примерах из практики. Создание разделов немного различается в зависимости от того, создаются ли разделы в новой презентации или в существующей.
Если презентация новая, то нажимаем правой кнопкой мыши НИЖЕ титульного слайда и в контекстном меню выбираем команду «Создать раздел». В качестве альтернативы нажимаем левой кнопкой, затем применяем команду «Раздел» → «Добавить раздел», расположенную на вкладке «Главная» в блоке «Слайды» . Будет создан как новый раздел в указанном месте, так и раздел по умолчанию в самом начале презентации.
Разделы в PowerPoint. Рисунок 3
Разделы в PowerPoint. Рисунок 4
Чтобы создать раздел в СУЩЕСТВУЮЩЕЙ презентации щелкаем правой кнопкой ПЕРЕД слайдом, с которого должен начаться раздел, и выбираем команду раздел» или используем команду создание раздела на вкладке «Главная». При этом тоже будет создан раздел по умолчанию.
В случае, если необходимо часто использовать одинаковые разделы, то удобно применять структуру презентации. Вначале создается файл, в котором построчно вносятся названия элементов структуры. Это может быть, как документ Word, так и любой текстовый документ. Выглядеть он может так, как на рисунку ниже.
Разделы в PowerPoint. Рисунок 5
Запустив PowerPoint, выбираем на вкладке «Главная»: «Создать слайд» → «Слайды из структуры».
Разделы в PowerPoint. Рисунок 6
Указываем файл с созванным списком, и PowerPoint добавит слайды, заголовки которых соответствуют элементам структуры из списка в выбранном файле.
Разделы в PowerPoint. Рисунок 7
Остается создать раздел перед каждым добавленным слайдом структуры.
После создания разделы не имеют названия. Поэтому необходимо их переименовать. Это можно сделать с помощью контекстного меню или соответствующей командой в выпадающем меню «Раздел» на вкладке «Главная».
Разделы в PowerPoint. Рисунок 8
Добавление слайдов в раздел.
После создания разделов в них добавляют слайды. В ситуации, когда слайды уже готовы, в раздел будут автоматически включены все слайды, находящиеся между заголовком текущего раздела и последующим разделом либо концом файла. В то же время никто не мешает добавить новые слайды. Они могут быть созданы стандартным способом, используя команду «Добавить слайд» с дальнейшим выбором макета. Если слайды уже были созданы, к примеру, когда каждый отдел создает свою часть презентации, тогда поступают по-другому. Вначале каждый отдел делает свою презентацию сохраняет ее отдельно. После чего уже в общей презентации выбирают раздел, относящийся к отделу. Выбрав раздел, на вкладке «Главная» запускают команду «Создать слайд» → «Повторное использование слайдов».
Разделы в PowerPoint. Рисунок 9
С правой стороны появится вкладка, на которой надо указать файл с слайдами, которые надо добавить. Для выбора нажимаем кнопку «обзор», а затем пункт «Поиск файла» для выбора презентации на компьютере. Если файл уже использовался, то его можно найти в выпадающем списке выше кнопки обзор, нажав для подтверждения на стрелку рядом. После выбора появится список слайдов в указанном файле. Для добавления достаточно просто щелкнуть по нужному слайду. Если необходимо, чтобы использовался для добавляемого слайда использовалось его форматирование вместо форматирования текущей презентации, то ставим галочку «Использовать исходное форматирование».
Разделы в PowerPoint. Рисунок 10
Учтите, что выбрать несколько слайдов с использованием клавиш CTRL или SHIFT здесь нельзя. Слайд будет автоматически добавлен в текущий раздел после активного слайда. Если раздел не содержит слайдов, то добавляемый слайд будет размещен в вышестоящем разделе, в котором слайды есть. Конечно, потом слайд в нужный раздел можно перетащить удерживая на нем левую кнопку мыши. Однако проще сразу соблюдать следующий порядок работы:
-
- Создаем слайды из структуры
- Создаем разделы
- Добавляем в разделы слайды
Удалять начальные слайды структуры следует только при необходимости. Например, если добавляемые из другого файла слайды уже содержат нужный для раздела титульный слайд.
В качестве варианта откройте файл с нужными слайдами, выберите слайды и дайте команду скопировать. Затем уже в текущей презентации укажите раздел, в который надо добавить скопированные слайды и дайте команду «Вставить». Преимущество метода в том, что можно выбрать сразу все нужные слайды. Однако если таких источников слайдов несколько, то добавлять таким образом неудобно. Кроме этого, для сохранения исходного форматирования надо будет использовать специальную вставку, о которой во время работы многие забывают, используя для вставки стандартную комбинацию клавиш CTRL+C.
В любом случае слайды будут добавлены после текущего слайда в выбранном разделе или в предыдущем разделе, если текущий не содержит слайдов.
Перемещение разделов и удаление разделов.
Для изменения порядка разделов нажимаем на нужном разделе левой кнопкой мыши и не отпуская ее перетащить раздел в нужное месть презентации. Все слайды раздела будут перемещены вместе с ним. Кроме этого, можно открыть контекстное меню и выбрать в нем команду «переместить раздел вверх» или «переместить раздел вниз» Произойдет перемещение раздела соответственно на один раздел вверх или вниз.
Разделы в PowerPoint. Рисунок 11
Если раздел не нужен, его можно удалить. Для удаления используются команды
-
- Удалить раздел. В этом случае удалится только раздел, а его слайды останутся без раздела или будут добавлены в предыдущий раздел при его наличии.
- Удалить раздел и слайды. Будет удален не только раздел, но и все слайды, находящиеся в нем. Используйте этот вариант только тогда, когда вы уверены, что слайды раздела в данной презентации больше не нужны. Этот пункт нельзя выбрать для самого первого раздела.
- Удалить все разделы. Будут удалены все разделы, а слайды презентации останутся в ней.
Заключение
Как видим, использовать разделов в PowerPoint не так уж трудно. Однако это позволяет придать презентации структуру и быстро собрать итоговую презентацию из исходных слайдов. Иногда, когда разделов и слайдов много, перед выбором нужного раздела на вкладке «Главная» необходимо дать команду «Раздел» → «Свернуть все», а затем выбрать нужный раздел и развернуть его, нажав на стрелке рядом с названием.
На этом наш небольшой урок можно считать законченным. Всем удачного дня и хорошего настроения! Если появились вопросы или предложения, пишите в комментариях ниже или используйте варианты, указанные на странице «Контакты»
